Thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chi tiết theo quy định

1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là gì?

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp. Mục đích nhằm xác định tình trạng hôn nhân về mặt pháp lý của một cá nhân tại thời điểm được yêu cầu. Nội dung ghi rõ người đó hiện đang độc thân, đã kết hôn, ly hôn hoặc tái hôn. 

Trước đây, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chủ yếu được yêu cầu khi làm thủ tục đăng ký kết hôn, nhất là trong trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài, tuy nhiên hiện nay theo quy định mới khi làm thủ tục đăng ký kết hôn trong nước, công dân không còn cần phải nộp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Thay vào đó, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ chủ động tra cứu thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để xác minh tình trạng hôn nhân. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm bớt thủ tục hành chính không cần thiết cho người dân.

Ngoài ra, giấy này cũng được sử dụng để chứng minh một cá nhân không có ràng buộc hôn nhân khi tham gia các giao dịch về tài sản riêng như mua bán, chuyển nhượng nhà đất. Một số thủ tục đặc biệt như nhận con nuôi, xin visa định cư, làm thủ tục kết hôn ở nước ngoài cũng yêu cầu loại giấy tờ này để chứng minh tình trạng pháp lý rõ ràng của đương sự.

2. Thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chi tiết nhất 

Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 2 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, với các nội dung chính như sau:

• Người có yêu cầu cần nộp Tờ khai theo mẫu. Nếu xin xác nhận để làm thủ tục kết hôn, người nộp phải đảm bảo đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình 2014. 
• Trường hợp đã từng kết hôn nhưng hiện đã ly hôn hoặc vợ/chồng đã qua đời, người yêu cầu phải cung cấp giấy tờ chứng minh hợp lệ (ví dụ: bản án ly hôn, giấy chứng tử…); Trường hợp là công dân Việt Nam ly hôn hoặc hủy kết hôn ở nước ngoài khi trở về nước thường trú hoặc thực hiện đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, cần thực hiện thủ tục ghi chú ly hôn và nộp bản sao trích lục hộ tịch tương ứng.
• Trong 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, xác minh tình trạng hôn nhân. Nếu đủ điều kiện theo quy định, sẽ trình Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp 1 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Nội dung giấy xác nhận phải thể hiện đúng thực trạng hôn nhân và nêu rõ mục đích sử dụng của giấy xác nhận.
• Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người yêu cầu cung cấp các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân tại nơi thường trú trước đây (nếu có). Trên cơ sở các thông tin được cung cấp, cơ quan đăng ký hộ tịch tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp không tra cứu được do chưa có thông tin trong Cơ sở dữ liệu thì cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện việc xác minh.
• Ngay trong ngày nhận được văn bản phản hồi, nếu có đủ cơ sở, UBND cấp xã sẽ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người nộp hồ sơ.
• Trường hợp người dân xin cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do hết thời hạn sử dụng (theo Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP) hoặc dùng cho mục đích khác, thì phải nộp lại giấy xác nhận đã được cấp trước đó.

3. Thẩm quyền cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân 

Sau khi bạn đã nắm được thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cùng tìm hiểu quy định về thẩm quyền cấp. Theo Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được quy định như sau:

• Ủy ban nhân dân cấp xã nơi công dân Việt Nam đăng ký thường trú là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
• Trường hợp công dân không có nơi thường trú nhưng đã đăng ký tạm trú hợp pháp, thì UBND cấp xã nơi đăng ký tạm trú sẽ thực hiện việc cấp giấy xác nhận.
• Quy định này cũng áp dụng tương tự cho công dân nước ngoài hoặc người không quốc tịch đang cư trú tại Việt Nam, nếu họ có nhu cầu xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

4. Thời hạn của giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định 

Giá trị sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được quy định tại Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 7 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có hiệu lực trong vòng 6 tháng kể từ ngày được cấp.
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng để kết hôn tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài hoặc sử dụng vào mục đích khác.
• Nếu người sử dụng giấy vào mục đích khác với nội dung đã được xác nhận, thì giấy sẽ không còn giá trị pháp lý.

Thủ tục xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi người dân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hiểu rõ quy trình thực hiện. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ thông tin cần thiết để thực hiện thủ tục nhanh chóng và đúng luật.